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(Abril / Mayo 2004) posted on Wed Apr 14, 2004 8:00pm EDT

By Kacey King

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Mucho se ha escrito acerca de la permanencia de las impresiones achorro de tinta. ¿Pero, y qué hay sobre la permanencia delos archivos a partir de los cuales han sido creados? El hardware yel software que usamos hoy en día pueden no ser los mismos quese usen mañana. Constantemente surgen nuevos sistemas yformatos de archivos, los cuales hacen surgir la pregunta:¿Cómo debemos almacenar archivos y documentos importanteshoy en día para que podamos abrirlos en años venideros?

Las computadoras han permitido lograr registros históricosen medios como negativos fotográficos y microfilmes,así como escanear documentos y archivarlos en forma digital.Una vez digitalizados, son menos susceptibles a los embates del uso yel deterioro, y se pueden reproducir copias exactas en caso de que eloriginal se llegara a dañar o destruir. La tecnologíadigital permite transmitir fácilmente representaciones deobjetos de museos, obras de arte, y libros de bibliotecas através de Internet, y hacerlas llegar a muchas personas que,de otra manera, no tendrían acceso a ellas.

No obstante, los archivos digitales pueden convertir en unapesadilla el hecho de trabajar en el departamento de preprensa de unacompañía de impresión comercial o un taller deimpresión de gran formato. Además, con losdiálogos dentro de la industria sobre cambiar elpropósito de un contenido guardándolo en diferentesformatos, el problema sólo empeorará, debido a que elnúmero de archivos digitales que cualquier firma deimpresión conserva sigue creciendo día a día. Nosólo es el hecho que muchos archivos provistos por el clienteestán preparados incorrectamente, sino que tambiénsurge la pregunta: ¿Qué se debe hacer con los archivoscuando se termina un trabajo? ¿Deben conservarse en caso de queun cliente desee reimpresiones? Si es así, ¿endónde guardarlos?

¿Qué se debe conservar y en qué formato?

Al considerar los tipos y versiones de software en usoactualmente, cada uno de los cuales crea su propio tipo de archivodigital, vale la pena preguntarse si las copias de estos programasaún estarán disponibles en el futuro para abrirarchivos guardados hoy. No obstante, muchas firmas deimpresión están guardando archivos proporcionados porlos clientes en sus formatos originales. Primero, es una ventajatener la información original para el caso en queposteriormente se necesite agrandar, reducir, o cambiar un archivo.Guardar los archivos de la manera en que fueron recibidosoriginalmente también protege a las compañías deimpresión de cualquier reclamaciónresponsabilizándolos de errores en el producto impreso.Además de guardar el original del cliente, muchascompañías conservan los cambios hechos enproducción para mostrárselos al cliente en caso queeste lo requiera y para facilitar las órdenes repetidas.

Los archivos digitales vienen en muchos formatos diferentes,dependiendo del uso final proyectado. JPEG y TIFF son los formatospara imágenes más comunes hoy en día, concámaras de consumo general que poseen JPEG y muchascámaras profesionales que guardan imágenes como TIFFs.Si usted desea quemar imágenes a un CD o DVD, ¿debearchivarlas como JPEG porque podrá guardar más en undisco, o como TIFF por su mejor calidad de imagen? Esta es otrapregunta que surge en nuestra búsqueda de formas de archivarinformación en el futuro.

Las consideraciones acerca de este tema también puedenvariar de acuerdo con el tipo de proveedor de gráficos encuestión. Muchos fotógrafos profesionales digitalesrecomiendan archivar las imágenes en un tamaño yresolución adecuado para una página doble de revista.El archivo creado así es lo suficientemente grande para dichopropósito y ofrece un nivel de resolución másque suficiente para poder reducir la imagen con destino a otrosformatos de impresión comercial. Las grandescompañías de impresión comercial, por otro lado,trabajan generalmente con archivos mucho más grandes debido asu escala de trabajo y usualmente tienen que manejar muchosmás archivos que una típica impresora offset conalimentador de hojas, debido su especialización en cortostrabajos de impresión.

¿Qué medio de almacenamiento debe usarse?

Si bien los CDs y los DVDs se han vuelto formas populares dealmacenamiento 'offline' en la última década omás, ¿qué tan a salvo están de sufrirdaños? Los museos están llenos de esculturas y pinturasque han durado siglos, pero la vida de lectura de un CD se estimasólo entre 50 y 100 años. (Cualquier que haya rayado unCD sabe que no es una tarea nada difícil.) ¿Cómoalmacenar los discos para protegerlos de daños? Otradesventaja es que la cantidad de CDs y DVDs puede crecer demasiadorápido en las compañías que guardan muchosarchivos. Buscar un lugar para almacenar todos los discos encondiciones seguras se convierte en un asunto crítico.

Guardar los archivos en CDs puede parecer la opciónmás confiable en el momento. Sin embargo, los entusiastas dela tecnología siempre surgen con nuevos aparatos paraalmacenar más fácilmente, con mayor velocidad ycapacidad. De hecho, los DVDs están recibiendo másaceptación que los CDs para almacenar imágenesgráficas. Un solo DVD puede contener 4GB deinformación, mientras que su contraparte sólo 650MB.

La búsqueda de discos entre los estantes para encontrar undeterminado archivo puede constituir una tarea abrumadora. Por estarazón los sabios de la tecnología han ideado las torres"rocolas", una versión de almacenamiento nearline, la cualhace referencia a la información extraída de lacomputadora central y almacenada en un sistema accesible al usuariopero no almacenada fuera de línea (como los CDs almacenados enlos estantes de una compañía). Las torres 'rocolas' deDVD o CD son bibliotecas que contienen información entre 75 y700 discos, con hasta seis lectores de discos que esperan que elmecanismo dentro de la rocola cambie los discos para leer. Losusuarios de la red pueden copiar, o arrastrar y soltarinformación en el servidor, el cual automáticamente latransfiere a un disco en la torre. Las torres 'rocolas' vienen con elsoftware que las conecta a la red de la compañía ybusca el disco de acuerdo con cualquier información almacenadaque esté buscando.

A pesar de estas nuevas formas de guardar archivos digitales, elmedio tradicional de almacenamiento ha sido la cintamagnética, una forma poco costosa de guardar gran cantidad deinformación de manera compacta. Las unidades de cintamagnética pueden ser programadas para que graben y creencopias de seguridad de determinada información en formaautomática, lo cual las hace fácil de usar. Noobstante, el problema con la cinta magnética es que no permiteun fácil acceso a la información almacenada. Con el finde acceder a una parte de la información que se encuentra enla mitad de la cinta, se debe comenzar desde el comienzo y avanzarhasta la mitad para encontrarla.

Por otro lado, las cintas no poseen una vida larga. La cintamagnética promedio dura entre 5 y 15 años. Latemperatura y la humedad en el ambiente de almacenamiento puedenafectar la cinta magnética, al igual que el hecho de estarcerca de otros tipos de equipo magnético. Muchas veces, no sesabe si una cinta está aún en buen estado hasta que seintenta leer la información guardada en ella. Sin embargo, apesar de estos factores, este método de almacenamiento'nearline', el cual ha sido empleado por mucho tiempo, aúnpersiste.

El almacenamiento "on line" (en línea) ofrece unaalternativa a los métodos "off line" (fuera de línea) y"nearline". Las soluciones "on line" consisten normalmente enalmacenamiento RAID (Redundant Array of Independent Drives),subsistema magnético que ofrece almacenamiento de altacapacidad y redundancia de información mediante el registro dedatos a través de múltiples unidades de disco grandes,mientras que parece una sola unidad de disco duro en una red. Lossistemas RAI proporcionan acceso instantáneo a lainformación, pueden almacenar muchos datos y, por lo general,son fáciles de agrandar. Desafortunadamente, tambiénson vulnerables a fallas y virus y pueden ser bastante costosos a lahora de comprarlos. Otra alternativa, teniendo en cuenta loscómodos precios de las unidades, es comprar a un distribuidorlocal unas cuantas unidades estándar IDE y una tarjeta delcontrolador RAID, y conectar las unidades en línea para formarun sistema RAID de menor costo, hecho en casa.

Cualquiera que sea el medio empleado para guardar archivos, nosólo es cuestión de cuánto durará, sinocuánto tiempo permanecerá vigente la tecnologíaen que se basa. Por ejemplo, los cartuchos SyQuest de 1990, loscuales eran el formato más popular para transferencias puedenestar todavía en perfecto estado, pero ¿quiénencuentra hoy en día una unidad SyQuest para leerlos?

Sin importar el tipo de almacenamiento que escoge unacompañía, encontrar la manera de archivar importantesimágenes, tipos de letras y archivos de clientes seestá convirtiendo en una importante prioridad en lasindustrias de impresión y publicación. A medida que losarchivos digitales se vuelven la norma, las firmas deimpresión requieren encontrar maneras de conservar y protegerdichos archivos durante los años venideros. Esta es lasituación que enfrentan muchos gerentes de preprensa, loscuales deben encontrar respuesta a los numerosos interrogantesderivados del tema de la conservación de imágenes.

Cómo archivan las empresas latinoamericanas

Letreros Corporativos S.A., empresa de servicios deimpresión gráfica, señalización ypublicidad, ubicada en Lima, Perú, nos comenta que utiliza 3sistemas de almacenamiento de los archivos de sus clientes: discoduro de las computadoras, CDs almacenados en condiciones ambientalesadecuadas para su preservación y unidades internas de cinta de4mm de 20GB (sin comprimir) y 40 GB (comprimidos) de capacidad.www.letreroscorporativos.com

Concepto Comunicación S.A. de C.V., empresade diseño, asesoría e impresión digital de granformato, ofrece a sus clientes el almacenamiento de todos y cada unode sus archivos para que la reimpresión o cambios de losarchivos sean realizados en forma fácil y rápida.

Esta empresa mexicana solía utilizar en añosanteriores discos ópticos, unidad de Syquest y ZIPs. En laactualidad y debido a los adelantos tecnológicos enalmacenamiento y capacidad, optan por los ZIPs, CDs y DVDs como losmedios más seguros para almacenar. www.conceptocomunica.com.